Hidup di era digital seperti saat ini, hampir semua dokumen penting yang tadinya berbentuk kertas sekarang sudah berbentuk file media digital. Ada berbagai contoh file media digital yang umumnya dimiliki masyarakat saat ini, diantaranya adalah dokumen laporan keuangan, arsip pelanggan dan stok barang.

File-file digital yang dimiliki tersebut harus dikelola dengan baik agar dokumen tetap aman, rapi dan mudah ditemukan. Agar tidak kesulitan mengelola file digital sebaiknya pelajari caranya dengan membaca ulasan berikut ini.

Tata Cara Mengelola File Digital

Banyak yang menganggap mengelola file digital merupakan aktivitas yang mudah dilakukan tapi ternyata kalau tidak dilakukan dengan benar bisa membuat file digital yang dimiliki sulit ditemukan atau bahkan hilang entah ke mana. Kalau ingin file digital terlihat lebih rapi sebaiknya coba praktekkan cara mengelola file berikut ini.

Atur Folder Dengan Baik

Apabila memiliki banyak file digital maka sebaiknya membuat struktur atau hierarki folder yang logis dan juga mudah dimengerti. Anda harus mengelompokkan file digital berdasarkan jenisnya, misalnya mengelompokkan file foto menjadi satu.

Kalau file yang dimiliki berupa dokumen penting sebaiknya kelompokkan berdasarkan tahun atau proyek. Meskipun agak ribet untuk melakukan pengelompokan ini tapi tetap harus dilakukan agar saat mencari file tertentu cukup membuka satu folder saja.

Setelah file sudah dikelompokkan dalam satu folder, selanjutnya Anda perlu memberi nama folder yang konsisten dan juga deskriptif. Misalnya memberi nama file dokumen harus sesuai dengan isi dokumen tersebut. Ini perlu dilakukan agar saat mencari dokumen bisa langsung menemukan dokumen yang dibutuhkan.

Gunakan Metadata

Anda juga perlu menambahkan metadata agar memudahkan pencarian file digital di masa yang akan datang. Contoh metadata yang harus ditambahkan adalah menambahkan tanggal, deskripsi dan juga lokasi di folder yang digunakan untuk menyimpan file digital.

Kalau sudah ada metadata nantinya saat mencari file digital bisa menuliskan informasi metadata tersebut, misalnya menuliskan lokasi atau deskripsi folder di kolom pencarian. Selain menambahkan metadata, Anda juga bisa menggunakan tag untuk memudahkan pencarian.

Kalau ingin menambahkan tag tersebut, Anda bisa menggunakan aplikasi atau platform yang menyediakan fitur tagging yang dapat memungkinkan penggunanya untuk mengelompokkan file berdasarkan keyword atau kata kunci tertentu. Kalau sudah menambahkan tag nantinya Anda cukup menuliskan kata kunci untuk mendapatkan file yang diinginkan.

Melakukan Backup Secara Rutin

Mengelola file di perangkat komputer atau smartphone bukan sekedar menyimpan file di folder yang tepat saja tetapi juga perlu rutin membackup file-file yang dimiliki. Proses backup ini sangat penting untuk dilakukan agar file yang tersimpan tidak hilang saat tempat penyimpanan mengalami kerusakan.

Ada berbagai cara yang bisa digunakan untuk membackup file digital yaitu bisa menggunakan hardisk internal atau flashdisk untuk menyimpan file-file penting. Selain menggunakan perangkat-perangkat tersebut, Anda juga bisa menggunakan sistem cadangan online seperti penyimpanan berbasis awan.

Anda bisa memanfaatkan salah satu penyimpanan berbasis awan yang bisa didapatkan secara gratis seperti Dropbox atau Google Drive. Usahakan untuk membuat jadwal pencadangan file, misalnya melakukan pencadangan setiap satu minggu atau satu bulan sekali.

Melakukan Pembersihan File Secara Berkala

Apabila Anda memiliki file dalam jumlah yang sangat banyak maka ada baiknya untuk rutin mengevaluasi file-file yang sudah tersimpan agar bisa mengetahui file mana saja yang masih dibutuhkan dan yang tidak diperlukan. Saat melakukan pengecekan atau evaluasi tersebut, sebaiknya kelompokkan file-file yang masih digunakan dan begitu juga file yang tidak terlalu penting.

Anda harus menghapus file yang sekiranya tidak penting atau file duplikat agar ruang penyimpanan tidak terlalu penuh. Setelah file sudah terhapus, bisa langsung mengosongkan recycle bin agar file sampah tidak tersimpan di perangkat.

Kalau ruang penyimpanan sudah agak kosong, Anda jadi bisa menyimpan banyak file hiburan, seperti file Mp3 atau video lucu untuk menghibur diri di saat sedang banyak pikiran. Video atau file MP3 tersebut sekarang sudah bisa didownload secara gratis di situs https://snaptik.icu.

Manfaatkan Alat Manajemen Media

Saat ini ada banyak sekali aplikasi atau perangkat lunak yang bisa dimanfaatkan untuk manajemen media. Kalau ingin mengelola file dalam bentuk foto bisa memanfaatkan aplikasi seperti Adobe Lightroom dan ACDSee.

Aplikasi tersebut bisa dipakai untuk melakukan editing foto dan juga bisa membantu Anda dalam pengorganisasian file foto. Setelah melakukan editing dengan aplikasi-aplikasi tersebut, file-file hasil editing biasanya akan tersimpan dalam satu folder.

Sehingga Anda tidak perlu lagi susah-susah untuk mengelompokkan file foto. Selain itu, pencarian file juga akan lebih mudah karena semua file foto sudah tersimpan dalam satu folder.

Tingkatkan Keamanan Data

Apabila Anda memiliki file-file penting yang sifatnya pribadi sebaiknya tingkatkan keamanan data agar file-file tersebut tidak mudah diakses atau bahkan dicuri orang lain. Untuk mengamankan file sensitif caranya tidak terlalu sulit yaitu dengan membuat password untuk folder file sensitif.

Dengan adanya password tersebut maka pihak-pihak yang dapat mengakses folder hanyalah orang yang tahu password saja. Selain memberikan password pada folder, Anda juga bisa melindungi hal penting dengan cara mengaktifkan fitur hidden agar file tersembunyi.

Agar lebih aman lagi, Anda bisa memanfaatkan aplikasi pengunci file yang sekarang sudah tersedia di Play Store atau App Store. Aplikasi tersebut dapat mengunci file atau dokumen dengan menggunakan kode atau pola tertentu.

Gunakan Aplikasi Berbagi File

Apabila Anda ingin berbagi file dengan orang lain sebaiknya jangan membagikan file melalui flashdisk karena tidak begitu aman. Kalau melalui flashdisk bisa saja terjadi pencurian data akibat flashdisk yang digunakan untuk berbagi file dicuri orang lain.

Agar aman sebaiknya gunakan aplikasi atau platform yang memungkinkan penggunanya untuk dapat berbagi file dengan cepat dan mudah tanpa harus mengorbankan kualitas file. Contoh platform yang bisa digunakan adalah Google Drive dan juga Dropbox.

Kalau memakai aplikasi tersebut, Anda bisa berbagi file secara online. Anda dapat memanfaatkan link yang bisa diakses selama kurun waktu tertentu. Tapi kalau memakai link pastikan untuk selalu memperbaharui atau menghapus akses apabila tidak lagi dibutuhkan.

Manfaat Mengelola File Digital Dengan Benar

File digital sangat wajib untuk dikelola dengan baik karena mengelola file dengan benar bisa membantu Anda untuk cepat menemukan file penting yang dibutuhkan. Sistem pengorganisasian atau pengelolaan yang jelas, seperti membuat folder yang terstruktur dan memberikan nama file yang konsisten akan memungkinkan akses menjadi lebih cepat.

Selain itu, pengelolaan file yang dilakukan dengan baik juga akan mengurangi resiko terjadinya kehilangan data akibat salah menghapus file atau dikarenakan perangkat mengalami kerusakan. Penggunaan enkripsi dan pencadangan data juga dapat melindungi data-data sensitif dari pencurian atau ancaman eksternal lainnya. Jadi kalau ingin datanya aman bisa kelola file digital dengan baik mulai dari sekarang.